Copier les mails envoyé depuis une boite partagée Exchange 365 dans le dossier « envoyé » de la boite partagée

C’est un grand classique de Microsoft 365: c’est assez frustrant de devoir aller fouiller dans ses propres éléments envoyés pour retrouver un mail expédié au nom du groupe.

Par défaut, Outlook considère que c’est l’expéditeur réel qui possède le message, même s’il utilise l’adresse de la boîte partagée.

Pourquoi ce n’est pas automatique ?

À l’origine, Microsoft a conçu les boîtes partagées pour économiser de l’espace de stockage. En stockant le mail chez l’utilisateur, on évite de remplir la boîte partagée trop vite. Mais en pratique, pour le travail collaboratif, c’est un cauchemar logistique !

Heureusement, il existe une solution pour forcer la copie dans les « Éléments envoyés » de la boîte partagée, elle nécessite des droits d’administrateur.

1. Connectez-vous au Centre d’administration Microsoft 365.
2. Allez dans Équipes et groupes > Boîtes aux lettres partagées.
3. Sélectionnez la boîte concernée.
4. Dans le panneau qui s’ouvre, cherchez l’onglet Paramètres (ou l’option Éléments envoyés).
5. Cliquez sur Modifier sous « Éléments envoyés ».
6. Cochez les deux options :
   • Copier les éléments envoyés en tant que cette boîte aux lettres.
   • Copier les éléments envoyés au nom de cette boîte aux lettres.
7. Enregistrez. (Il peut y avoir un délai de quelques minutes avant que ce soit effectif).